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운영가이드
[운영 가이드] 설명회

설명회 준비하기

버터나이프크루 설명회는 이렇게 진행되었어요.

버터나이프크루 2기 모집페이지를 열고, 총 2회로 나눠 진행했습니다. 1회는 전반적인 사업 소개와 사전 준비된 질의응답 형식의 설명회, 2회는 실질적인 지원서 작성에 도움을 주는 소규모 설명회를 진행했어요. 수도권, 충청, 영남권에서 직접 설명회를 진행했던 작년과는 달리 올해는 코로나 상황으로 인해 2회의 설명회를 모두 온라인으로 진행하게 되었고, 보도자료와 버터나이프크루 공식채널(인스타그램 등)을 통해 설명회 개최 소식을 알렸습니다.  

1) 온라인 설명회

  • 일시: 2020년 5월 19일 (화) 오후 7시 – 8시 (참여자수 99명)
  • 장소: 서울 합정동 인디스쿨 2층 (운영진만 오프라인에서 운영)
  • 목적: 버터나이프크루 모집을 위한 사업 설명회를 온라인(언택트)으로 진행
  • 신청방법: 이벤터스 페이지 https://event-us.kr/butterknife/event/17313 
  • 내용
    • 버터나이프크루 2기 사업 설명
    • 버터나이프크루 1기 활동사례 및 소감
    • 자주 묻는 질문 답변
    • 독점 꿀팁
    • SNS 이벤트 당첨자 발표
  • 송출: 이벤터스 웨비나 시스템활용
  • 영상

https://youtu.be/v1ofxE2F0wA

2) 오프라인 해커톤 설명회 (코로나 상황으로 온라인으로 전환)

  • 일시: 2020년 5월 22일 (금) 오후 7시 – 8시 (참여자수 23명, 줌)
  • 장소: 서울 합정동 인디스쿨 2층 (운영진만 오프라인에서 운영)
  • 목적: 지원신청서 들여다보기 - 버터나이프크루 2기 지원 신청서 내용들을 지원자의 관점으로 설명하여 작성을 돕고자 함
  • 신청방법: 이벤터스 페이지https://event-us.kr/butterknife/event/17315 
  • 내용
    • 1차 온라인설명회 하이라이트 설명
    • 지원신청서 들여다보기
    • 질의응답
    • 참여자 이벤트 진행
  • 송출: 줌(zoom) 시스템 활용

설명회는 어떤 내용들로 구성되어야 할까?
참여자들은 무엇을 기대할까?

설명회를 기획하기 전, 운영진은 온라인으로 진행되는 다양한 설명회 콘텐츠를 참관했어요. 설명회를 참가하는 사람의 관점에서 설명회는 어떤 경험이 되어야 하는지 생각해보고, 버터나이프크루라는 사업을 가장 잘 설명할 수 있는 진행 방식은 어떤 것일지 고민하기 위해서였습니다. 사업의 취지와 지원 내용을 설명하는 것도 중요하지만 유튜브 댓글에 사업에 대해 궁금한 점을 많이 물어보는 것을 발견했어요. 많은 인원이 참석할 것으로 예상되는 첫 번째 설명회에서는 질문에 하나 하나 대답을 하기 보다는 미리 질문을 받아 설명회 내용을 구성하기로 했습니다. 대신 소규모로 진행되는 두 번째 설명회에서는 실시간 질문에 답변하는 시간을 마련했고요.

설명회를 신청할 때 궁금한 점을 사전에 받고 이를 분류해서 자주묻는질문 코너로 만들었습니다.

💡TIP 

이벤터스 모집 페이지에서 질문을 사전에 받을 수 있습니다. 참여신청을 받을 때 간단한 신청 경로에 대한 질문을 넣는 것도 필수!
(버터나이프크루 2기의 경우 1기의 영향으로 지인추천 > 인스타그램 > 페이스북 > 트위터 > 기타 > 기사 순으로 응답했습니다)

설명회1 콘텐츠 구성과 이유

  • 버터나이프크루 2기 사업 설명: 운영진에서 전반적으로 알려주고 싶은 정보(경험과정, 지원내용, 1기와 2기 차이 등)들로 구성
  • 버터나이프크루 1기 활동사례 및 소감: 버터나이프크루의 호감도를 높이기 위한 실제 1기 참여자들의 생생한 후기와 결과물을 보여주는 영상 재생
  • 자주 묻는 질문 답변: 신청자들의 사전 질문들을 카테고리화해 구성
  • 독점 꿀팁: 설명회에 실시간으로 참여하는 이들을 위해 기록으로 남지 않는 코너를 구성. 이 내용은 설명회에서만 독점으로 공개된다고 홍보하였고 이후 기록물 전체 공유 시에도 꿀팁 부분은 제외하고 공유하였음
  • SNS 이벤트 당첨자 발표: 생방송의 이점을 최대 살려 실시간 상호 소통 가능한 코너를 진행. 원활한 진행을 위해 별도 Q&A세션은 진행하지 않았기에 참가자들과 소통할 수 있는 코너.

#버터나이프크루 해시태그로 SNS에 올리면 기프티콘을 증정하는 이벤트를 진행하고, 당첨자를 실시간으로 발표했습니다. 당첨자들은 카카오톡플러스친구로 연락처를 남기면 운영진에서 기프티콘 지급하는 방식으로 운영했고, 참여자들의 다양한 반응을 볼 수 있어 설명회를 기획하시는 분들께 추천하는 코너입니다. 실제로 “병원에 입원해서 듣는 중”이거나 “가족외식이 있어서 밥 먹으면서 혼자 설명회 듣는 중. 가족들이 뭐하냐고 웅성웅성 하지만 꿋꿋이 다 듣겠어요.”와 같은 반응을 볼 수 있었습니다.

설명회2 콘텐츠 구성과 이유

1회 때보다 상호 교류가 높은 설명회2에서는 버터나이프크루 지원신청서를 함께 들여다보고 질의응답 시간을 가졌어요. ‘지원신청서’를 작성하는 진입장벽을 낮추는 시간이었습니다.

  • 설명회1 하이라이트 설명: 의외로 2회 참여자들과 1회 참여자들이 중복되지 않아서 처음 설명회를 듣는 사람이 많았던 이유로 전반적인 1회 내용을 되짚어줌.
  • 지원신청서 들여다보기(하이라이트): 지원신청서를 처음부터 끝까지 같이 읽어보고 설명을 덧붙임. 실제로 “이렇게 친절한 설명회라니!! 처음이에요:)”라는 참여자 반응이 나옴.
  • 질의응답: 시간관계상 짧고 간단하게만 진행. 추가질문은 카카오톡플러스친구로 하시길 안내함(응답시간을 설정하고 응답시간외에는 자동메시지를 발송해주고 있어 운영자의 피로도를 낮춰주는 채널) 
  • 참여자 이벤트 진행: 다른 행사 설명회들을 레퍼런스로 참고 시 이벤트가 있는 경우 더 활발한 참여(?)가 유도된다는 사실을 다시 한 번 버터나이프크루 행사에서도 확인할 수 있었습니다. 

온라인 송출에 필요한 시스템을 준비해요

온라인 송출은 상황에 따라 다양한 방법을 선택할 수 있습니다. 휴대폰이나 노트북 등으로도 유튜브, 페이스북 등을 활용해 송출이 가능해요. 하지만 내용 전달이 중요하고 처음 진행하는 설명회와 대규모 인원이 한꺼번에 접속할 경우 안정적인 송출이 중요하다면 전문가의 도움을 받는 것이 좋습니다. 버터나이프크루는 이벤터스 웨비나에 https://event-us.kr/l/webinar 송출을 의뢰했어요. 

설명회 큐시트와 시나리오를 준비하고, 리허설을 하자! 

운영진-이벤터스, MC 2인 - 운영진 간 약속 된 플레이를 위한 의사소통을 촘촘히 하고 반드시 리허설을 할 필요가 있습니다. 예를 들면 준비 된 대본에 따라 카메라 화면에 보여지는 장면과 발표장표의 타이밍이 약속 된 송출화면(레이아웃)으로 나오는지 정리된 표를 기반으로 상호 점검이 필요합니다.

순서와 소요되는 시간, 진행 내용을 한 눈에 볼 수 있는 큐시트와 발표자들의 대본인 시나리오는 행사를 진행할 때 편리한 소통을 돕습니다. 하지만 온라인 행사에서 큐시트와 시나리오가 필요한 이유가 한 가지 더 있는데요. 온라인 설명회는 현장에서 진행하는 설명회와는 달리 참가자들의 집중도가 많이 떨어질 수 있는데, 미리 작성된 시나리오대로 준비하면 진행자는 물론 뿐만 아니라 또한 정돈된 메시지를 참가자들에게 전달할 수 있답니다. 큐시트와 시나리오를 준비하고 계속 읽다 보면 어떤 내용이 더 필요하고 준비해야 하는지 알 수도 있어요. 진행자가 두 명 이상이라면 함께 합을 맞춰보는 리허설을 실시하는 것도 매끄러운 온라인 진행에 큰 도움이 됩니다.  

설명회 정보 업데이트

버터나이프크루 2기 모집 공고는 노션이라는 툴을 활용해 작성했는데요. 계속 업데이트가 가능하기 때문에 설명회 이후에도 설명회 발표 자료나 동영상 등을 모집 공고 페이지에 업데이트 할 수 있었어요. 코로나19 확산으로 소규모 오프라인 설명회가 취소된 것도 모집 공고 페이지를 통해 알릴 수 있었고, 설명회에 참석하지 못하신 분도 모집공고 페이지에 있는 설명회 자료를 확인하실 수 있었습니다.