스토리
운영가이드
[운영 가이드] 커뮤니티 행사

커뮤니티 행사 준비하기

버터나이프크루는 행사 전반에 대한 운영진의 실험과 시행착오를 기록하고 정리해 오픈소스로 공개합니다.

[워밍업] 함께 일상을 나누는 대화로 시작하기, 체크-인

진저티와 빠띠는 온라인 줌이나 오프라인 미팅을 통해 매주 1회 기획회의 진행했으며, 모든 회의는 구글닥스 회의록에 기록했습니다. 본격적인 행사 기획에 앞서 체크-인으로 서로의 안부나 간단한 질문거리로 시작해보고, 서로의 상태를 점검하며 맥락을 파악합니다. 체크인을 통해 바로 업무 논의로 들어가는 것보다 더 많은 것을 파악할 수도 있어요.  또한 새로운 꿀팁을 아게 되거나 회의의 분위기까지 부드러워질 수 있었습니다. 

체크-인 질문들 예시

  • 오늘의 컨디션 점수는?
  • 일주일(못본 기간)동안 어떻게 지내셨나요?
  • 이번 해 가기전에 꼭 해보고 싶은 버킷리스트는?
  • 나만의 휴식방법이 있다면 어떤 것이 있나요?
  • 내 삶의 질을 상승해준 아이템은 어떤 것이 있나요?
  • 내가 좋아하는 공간, 풍경은?

[행사 기획] 본격적인 기둥 세우기 - 한 문장으로 정리해보기 

  • 이 행사의 목적은 무엇일까?
  • 각자 어떤 기대가 있나 (참여자, 운영진 각각)
    • 어떻게 하면 참여자와 운영진 모두 즐거을 수 있을까?
  • 어떤 결과물이 나와야 할까? (레퍼런스는 무엇인지)

버터나이프크루 연간 행사 플랜 참고

6개월 간 진행되는 버터나이프크루 2기는 우선 큰 틀에서 행사 계획을 세우고, 너무 잦은 행사들로 인해 서로에게 피로감을 주지 않도록 100여명 규모 행사는 최소 2개월의 텀으로 진행했습니다. 다만, 연대를 위한 네트워킹 작용이 주 목적인 만큼 온라인 커뮤니티 플랫폼을 통해 상시 접근 가능하며 비동시적 소통이 가능하도록 했습니다.

    • 100여명 규모 참석 행사
      • 출범식(5월), 데모데이(8월), 리허설데이(10월), 활동공유회(12월)
    • 20여명 미만 소규모 참석 행사
      • 멘토링

  • 출범식 : 크루들을 환대, 네트워킹의 시작, 주요 공지 (처음이니만큼 가장 ‘분위기 조성'이 중요)  
  • 데모데이 : 본격적인 네트워킹, 23개 팀 프로젝트 진행사항 공유, 상호 피드백, 네트워킹
  • 리허설데이 : 크루들의 시뮬레이션, 23개 팀 프로젝트 진행사항(결과물) 공유, 상호 피드백, 온오프라인 전시 대비 해커톤
  • 결과공유회 : 크루들을 축하, 감사, 서로에게 영감. 3기 대표 프로젝트 공유 및 확산 메시징

[행사기획] 아이디어를 나누기

행사의 디테일을 더하는 질문들. 특히 온라인 행사에서 현장 행사와 같은 환경(간식, 행사장 분위기)을 조성하기는 어려우므로 참가자들이 어떤 경험을 하기 바라는지 더 초점을 맞춰서 생각했습니다.

예) 전시를 기획할 때 

  • 이 행사에서 어떤 일이 일어나면 좋을까요?
  • 행사를 진행하기 위해서 무엇이 필요할까요?
  • 행사에 어떤 사람들이 오면 좋을까요?

오프라인 회의 모습

회의록 칠판

참고자료 : 환경을 생각한 행사인가? 1회용품 안쓰는 행사 만들기 가이드라인 다운로드(서울환경연합)

[행사기획] 역할분담과 행사준비 체크리스트

간트차트 등으로 업무 구분과 일정체크를 했습니다. 구글 문서로 함께 적어보면 빠진 부분을 체크할 수도 있어요. 

버터나이프크루 행사 일정체크 리스트

커뮤니티 행사 진행하기

[행사 운영] 

행사 전 

  • 행사 전 리허설 : 온라인 행사 시 장비와 송출 상황에 대해 사전 체크해 볼 수 있고, 역할과 전체진행(타임라인)에 대해 정확히 공유할 수 있습니다. 
    • 행사의 규모와 상관없이 리허설을 해보세요. 진행 과정을 더 꼼꼼하게 체크할 수 있습니다.

행사 진행 

  • 운영 소통방법 : 행사 운영진이 상시 소통할 수 있는 소통구(카톡방, 슬랙방 등)를 마련하고, 전체 진행 시간에 맞춰 운영할 수 있도록 상황을 공유합니다.
  • 참가자들: 온라인 회의 시 접속 불가한 상황이 발생하므로 이를 소통할 수 있는 채널이 필요합니다. (오픈채팅방, 카카오톡 채널 등)
  • 소그룹 운영 시
    1. 진행자는 참여자들의 발언시간을 체크하여 모두가 함께 발언하고 소통할 수 있는 환경을 마련해요.
    2. 커뮤니티(공통의 툴)을 활용하여 상호 의견(피드백)을 작성해요.
    3. 행사 맺음 전, ‘어땠어요?’ 질문으로 회고를 공유해요.

💡TIP 

공동작업템플릿 활용 : 공통의 툴로 프로젝트를 진행한 과정을 정리하고, 결과물을 함께 상상한 후, 기록한 템플릿을 기반을 공유하여 상호 피드백을 주고받을 수 있습니다.

버터나이프크루 리허설데이 공동작업 템플릿

행사 후 

  • 행사 후 설문조사 : 행사에 대한 참여자들의 반응을 캐치할 수 있는 자료. 이를 기반으로 다음 행사를 기획하고 보완할 수 있습니다.
    • 오늘 어떤 것을 경험했나요?
    • 그 경험을 통해 어떤 감정을 느꼈나요?
    • 오늘 새롭게 알게 된 것은 무엇인가요?
    • 오늘은 통해 앞으로 내가 해야될 것은 어떤 것이 있을까요?

💡TIP 

기프티콘 이벤트 진행 : 온라인 행사 시 원활한 소통과 참여율을 높이기 위해 기프티콘을 발송하는 미션 이벤트를 진행해볼 수 있습니다.

[행사 변수에 대처하는 우리의 자세]

  • 변수는 언제든 생길 수 있다. 특히 온라인 행사라면 더더욱! 이런 마음을 항상 가지고 있을 것 
  • 변수가 생길 시 ‘혼자가 아니다. 우리는 팀이고, 우리 안에 방법은 있다!’ 
  • 변수는 마지막의 마지막, 끝날 때까지 끝난 게 아니다 긴장의 끈을 놓지 않기

💡TIP 

  • 온라인 송출 시 PPT 폰트는 크게 설정해요.
    • 발표장표 글씨는 크게해야 선명하게 글씨를 확인할 수 있어요. (유니버설 사용자 고려하여 최소 20포인트)
  • 카메라워킹은 천천히 하면 좋아요.
    •  인터넷 속도에 따라 글씨가 안 보일수 있어요.
  • ZOOM 채팅방 ‘모두에게 공개' 설정해보아요.
    • 채팅방을 활용한 이벤트, 대화 시 체크필수에요.
  • 접속 시 재난안내문자 기능을 끄거나, 노트북(PC)로 입장 안내해주세요.
    • 재난안내문자 받을 시 Zoom 소리가 안 들려 참가자가 계속 나갔다가 들어오게 될 수 있어요.
  • 소그룹 기능을 컨트롤하기 어려울 수 있어요.
    • 줌 링크를 여러개 만들어서 소그룹 진행 후 다시 모이는 방법을 통해 어려움을 해소시킬 수 있어요.

참고자료 : 행사 기획 체크리스트 - 성공적인 행사를 위한 간단한 단계(서베이몽키)